Avete deciso di sposarvi ma preferite non assumere una Wedding planner?
Quando si inizia l’organizzazione matrimonio si può entrare in uno stato di confusione e ansia perché non si sa bene da che parte iniziare. Nel mio lavoro come wedding planner ho ricevuto spesso coppie di futuri sposi che avevano già iniziato i preparativi per il loro matrimonio ma, arrivati a un certo punto, si trovavano in difficoltà.
Ho stilato quindi una una lista di alcuni errori assolutamente da evitare e che nessuno (oltre me) vi dirà mai.
Organizzazione matrimonio: gli errori più comuni
Uno dei più importanti è: non prevedere un Piano B.
Il piano B deve essere importante e curato in ogni dettaglio tanto quanto il piano A. La location scelta deve avere gli stessi spazi per ricevere gli ospiti sia all’interno sia all’esterno, senza dover rinunciare a qualcosa.
Se non hai qualcuno che ti guidi nell’organizzazione matrimonio, mi raccomando chiedi al gestore della location eventi se in struttura c’è un piano B, una zona in grado di ospitare il tuo numero ospiti e garantire la perfetta riuscita dell’evento.
Se non c’è ti consiglio di crearla, magari contattando aziende di noleggio tensostrutture, che sapranno realizzare il giusto piano B adatto al tuo evento.
Organizzazione matrimonio: non calcolare spese extra.
È importante prefissarsi un budget matrimonio – almeno 2 mesi prima del matrimonio – ben preciso e scrivere tutte le voci che incontrerete nell’organizzazione matrimonio. Con un budget prefissato sarà più semplice organizzare il matrimonio e decidere cosa è importante e cosa va in secondo piano. Ti consiglio di creare un file excel con tutte le spese affrontate e quelle da affrontare così da non dimenticare nulla. Tra le varie spese da tener presente c’è sicuramente la voce “spese extra”: qualsiasi imprevisto nato all’ultimo minuto o un acquisto in più che volete fare.
Non calcolare la distanza location/chiesa.
La posizione è un aspetto fondamentale da considerare durante la scelta della location per un matrimonio. Non scegliete Chiese troppo distanti dalla vostra Wedding venue, gli ospiti si innervosiranno.
Non prevedere un Tavolo staff.
Spesso le coppie non lo calcolano proprio, sbagliatissimo! Solitamente al tavolo staff siedono: fotografi, videomaker, allestitori, light designer e musicisti. Avete pensato al menù per questo tavolo?
Dimenticare piccoli gadget utili per i vostri invitati
Una coccola e un pensiero in più nei confronti dei vostri invitati è sicuramente quello di pensare a ciò che potrebbe servire loro durante la cerimonia. Ad esempio: ventagli, pashmine, bottigliette d’acqua, cappelli o un kit da bagno con forcine per capelli, cerotti, smacchiatore. Saranno ben graditi ve lo assicuro!
La data delle nozze coincide con manifestazioni/concerti o feste particolari?
Accertatevi che nel giorno del vostro matrimonio non ci sia nessun evento, festa, manifestazione in particolare nel luogo scelto. Evitiamo di ritrovarci il giorno del matrimonio con la metà degli ospiti o addirittura correre il rischio di rimanere incastrati per ore nel traffico della città causa manifestazione/concerto!
Non fatevi condizionare da amici e parenti.
Proprio così. Ascoltare un parere va bene, soprattutto delle persone più care a voi, ma poi dovrete sempre essere voi a decidere, a meno che non abbiate una wedding planner che vi sappia consigliare.
Voi siete unici, il vostro matrimonio sarà unico e solo voi saprete cosa fare e cosa no.
Anche il condividere le vostre scelte con amici, parenti e conoscenti è una mossa sbagliata. Ognuno di loro vi dirà la sua e voi andrete in totale confusione.
Scegliere dei non professionisti
E peggio ancora direi: non stipulare accordi scritti. Nell’organizzazione matrimonio non basta una stretta di mano per prendere accordi con i fornitori. Dev’essere tutto messo nero su bianco affinché non ci siano fraintendimenti.
Mi raccomando non fatevi ammagliare dai prezzi più bassi sul mercato, rischierete di avere cibo scadente, foto terribili e sorprese non gradite il giorno dell’evento. Basatevi sempre sul portfolio del professionista e sulle recensioni, vi aiuteranno a capire se state facendo la scelta giusta.
Datevi un numero massimo di invitati
Se non lo farete rischierete di ritrovarvi con ospiti extra e soprattutto spese extra!
Ricordatevi che la location che avete scelto ha un numero massimo di capienza, evitiamo di arrivare al matrimonio pieni di ansia perchè abbiamo invitato più persone.
Inoltre, il numero invitati è importante per il vostro businness plan: piu invitati, più spese extra non calcolate all’inizio.
Ultimo errore da evitare riguarda trucco, capelli e abito.
Considerate sempre il periodo, il clima e le ore che dovrete stare in piedi. L’abito bello sì, ma anche comodo; delle scarpe di ricambio, salvatacco sposa/ospiti donne e capelli raccolti se fa particolarmente caldo. Mi raccomando fate sempre una prova trucco prima del vostro grande giorno!
Avete preso nota degli errori più comuni che incontrerete durante l’organizzazione matrimonio? Nel caso non vogliate pianificare il matrimonio da sole, potete contattarmi e ne parleremo insieme.
Foto di Daniele Torella
