Location eventi: come scegliere quella giusta

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Scegliere la location giusta per il proprio evento non è una cosa semplice e veloce.

Scegliere la location eventi giusta non è una cosa semplice e veloce. Richiede tempo, organizzazione e precisione per non dimenticare nessun particolare.

Se avete intenzione di organizzare un evento e non avete una Wedding Planner, non preoccupatevi. 

Ecco i miei suggerimenti che potete seguire durante la scelta della vostra location eventi!

Location eventi: i consigli per organizzare un evento di successo 

  • Assicurarsi che ci siano accessi per disabili: un aspetto fondamentale per la buona riuscita di un evento è che tutti i partecipanti riescano a raggiungere senza difficoltà il luogo dell’evento. Non devono esserci quindi barriere architettoniche; ogni sala, gli ingressi e uscite, il guardaroba, lo shop… devono essere raggiungibili. Se alcune zone sono inaccessibili, si possono aggiungere delle soluzioni temporanee per tutta la durata dell’evento.
  • Piano B: il famoso piano di riserva. In caso di pioggia, ritardi, scioperi, relatori o partecipanti che non si presentano, dovete sempre avere una seconda idee in tasca, che sia di qualità e curata in ogni dettaglio come il piano A. 
  • Limiti di orario per la musica: se la location si trova in una zona centrale, dovete prevedere anche che a un determinato orario la musica diventa un problema per il vicinato.
  • Nel caso abbiate ospiti anziani o con disagi motori accertatevi che la location sia facilmente vivibile per loro. 
  • Costi extra non menzionati nel preventivo: come il piano B, anche sui costi extra dovete essere preparati. Possono capitare degli imprevisti dell’ultimo minuto che dovete tener conto sia nell’organizzazione generale sia dal punto di vista del budget dell’evento.
  • Costo extra time location: i festeggiamenti potrebbero prolungarsi oltre i tempi previsti. Questo è un caso di costo extra da tenere in considerazione.
  • Accertarsi che ci sia un servizio guardaroba: è importante coccolare gli ospiti durante l’evento e lasciarli liberi da borse e cappotti, soprattutto se si tratta di un matrimonio invernale. Nel caso il servizio guardaroba manchi nella struttura, predisponetelo. 

Location eventi: la posizione e gli spazi

  • Distanza dalla chiesa alla location: la posizione è un aspetto fondamentale da considerare durante la scelta della location per un matrimonio. Quanto dista il tragitto in auto? È facilmente raggiungibile in auto in poco tempo?
  • Spazi per parcheggi: quando visitate la location ricordatevi di verificare che sia dotata di spazi per il parcheggio e, se questi sono distanti dall’ingresso principale, pensate a un servizio navetta per accompagnare gli ospiti.
  • Location eventi con hotel nelle vicinanze: se il vostro è un Destination Wedding o i vostri ospiti provengono da un’altra regione, dovete considerare anche un hotel poco distante, facilmente raggiungibile anche con i mezzi pubblici.
  •  Zona a traffico limitato: se la location è in pieno centro città, il parcheggio potrebbe rivelarsi un bel problema per gli ospiti. Anche in questo caso dovete prevedere un parcheggio per le auto e un servizio navetta fino alla location. 
  • In caso di rito in loco c’è un sovrapprezzo? Molte coppie di futuri sposi scelgono di sposarsi nella stessa location dei festeggiamenti. Dovete informarvi se è autorizzata a farlo e, nel caso di un sì, se il prezzo varia.
  • Location in esclusiva: con l’esclusiva si affitta lo spazio per il ricevimento e tutte le altre aree della struttura, camere comprese. Il vantaggio? Sarete gli unici ospiti in tutta la location. 
  • Attenzione all’illuminazione: informatevi sull’attrezzatura che mette a disposizione la location, luci, impianto audio, microfoni, proiettore… Se è insufficiente dovete affidarvi a una terza parte, che si occuperà di controllare il tipo di attrezzatura disponibile. 
  • Spazi adatti al vostro numero ospiti: non sottovalutate il numero dei partecipanti all’evento. Le sale non devono essere troppo piccole rispetto all’affluenza prevista e allo stesso tempo non scegliete sale troppo grandi: gli ospiti potrebbero pensare che data la scarsa affluenza, l’evento non ha riscosso molto successo.

Location eventi: piccoli inconvenienti da non dimenticare

  • Umidità, cattivi odori: se si tratta di un matrimonio con location sul mare, l’umidità è un aspetto da non sottovalutare e se la cucina è troppo vicina alla sala dove mangeranno gli ospiti, non c’è niente di peggio che sentire gli odori della cucina.
  • Zanzare, api, moscerini: come gli odori, anche il problema insetti è da tener d’occhio. Assicuratevi che sia stata fatta una disinfestazione recentemente. 
  • Servizio toilette: fondamentale, che sia un evento di poche ore, o un matrimonio fino a tarda serata. Per coccolare i vostri ospiti potete creare un kit da bagno personalizzato: forcine per capelli, cerotti, set cucito da viaggio, smacchiatore universale. Tutto ciò che serve per un imprevisto! 
  • Aria condizionata/riscaldamento: che sia inverno o estate dovete essere preparati in entrambi i casi per non creare disagi ai vostri ospiti.

Per qualsiasi informazione e consiglio, o se vuoi organizzare un evento o il tuo matrimonio, puoi contattarmi!

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